一、基金会印章、介绍信、文件、证书、档案由秘书处(办公室)指定专人妥善保管。
二、使用基金会印章、介绍信、各种证书须经秘书长(办公室主任)以上的领导批准，并在存根上详细登记使用人、用途、时间、批准人；介绍信、各种证书随用随盖章，平时不得存有盖过章的空白介绍信和各种证书。
三、上下来往文件、资料要逐件详细登记，及时呈送基金会领导阅批，并按其批示送有关人员传阅、签字后归档。凡内部资料以上的密级文件限于办公室内阅读，不得将其带到住所或公共场所。
四、一般简报资料可半年处理一次；密级文件资料一年处理一次，且必须到保密机关指定的地点去处理。处理密级文件需有两人在场，并在文件登记簿上签字注销。各类文件、资料等每年分类整理一次，形成完整的资料分别存入电子档案和文字档案。财务档案由财务科负责整理并存档。
五、如发生印章丢失、被盗等情况，应立即报告登记管理部门，及时采取相应的处理措施。
六、印章、介绍信、各种证书、文件、档案的保管人员发生工作变化时，要在秘书长（办公室主任）的监督下，做好登记交接工作，并由移交人、接受人、监交人三方签字存档。